Consejos a tener en cuenta al redactar una carta formal

Todos nos hemos visto alguna vez en la obligación de escribir una carta formal; ya sea para presentar junto a una propuesta de publicación, a un contrato laboral o simplemente para entrar en contacto con algún colectivo o empresa del que deseamos tener más información. Escribir una carta parece sencillo, sin embargo, se asombrarían de la cantidad de veces que cometemos errores absurdos que pueden estropear un poco nuestro afán de hacer un buen trabajo. Hoy les traigo algunos consejos que planean sobre las características fundamentales que debe tener una carta formal.

Evitar los errores de tipografía

En primer lugar es importante que cuando redactemos este tipo de cartas estemos muy atentos para evitar cometer errores que puedan afectar su comprensión. Muchas veces tenemos tanta prisa que nuestros dedos vuelan sobre las teclas y nuestros ojos no van lo suficientemente rápido como para descubrir los errores cometidos.

«Un cordial salido» o «Atontamente» podrían ser curiosos errores de este tipo de misivas. Y, por mucho que ahora podamos reírnos de este fallo, a ninguno le gustaría descubrirlo en su propio mensaje. Hay que estar, por lo atento, sumamente atentos porque nadie se encuentra exento de cometerlos.

Para evitar este tipo de errores no basta con tener un buen corrector tipográfico, es necesario que prestemos mucha atención a lo que escribimos y que, antes de presionar el botón «enviar» hayamos leído la carta dos o tres veces, hasta estar seguros de que nuestra vista no nos ha engañado y de que en esa carta no hay errores por el estilo.

Consejos para un buen encabezamiento

El encabezamiento de una carta es sumamente importante porque de él dependerá la primera impresión que causemos en el destinatario. No obstante, aun un primer párrafo muy cuidado suele presentar errores que la mayoría de nosotros no está al tanto de que lo son. Tales como los que les muestro a continuación.

El más común es el uso de la coma en lugar de los dos puntos. En general encontramos que el encabezamiento de las cartas suele formarse por la fórmula de cortesía, el nombre de la persona y una coma al final. No obstante, lo correcto es utilizar dos puntos.

El segundo error que quiero mencionar es más bien un recordatorio. Si estamos redactando una carta más informal y queremos evitar los protocolos, entre el saludo escogido y el nombre del destinatario debemos escribir una coma.

Incorrecto: «Estimado Carlos,«.
Correcto: «Estimado Carlos:«.

Incorrecto: «Buenos días Ana:«.
Correcto: «Buenos días, Ana:«.

Un mensaje con la letra y las palabras adecuada

Otra cosa que debemos tener en cuenta a la hora de redactar una carta formal es la búsqueda de la homogeneidad. Siempre conviene que los párrafos sean breves y que tengan aproximadamente la misma extensión; esto le dará al mensaje un buen aspecto, y ya sabemos que todo nos llega en primera instancia por los ojos.

Parte de la homogeneidad tiene que ver con la forma en la que escribimos. Si hemos redactado una carta en español deberíamos evitar los extranjerismos al despedirnos, porque esto desentonará con el resto del texto y echará a perder todo nuestro trabajo.

También debemos cuidarnos en el uso de las mayúsculas. Ni utilizarlas demasiado porque puede dar la sensación de que estamos enojados o alterados y eso no dará una buena imagen de nosotros; ni tampoco olvidarlas cuando son imprescindibles. Por ejemplo, jamás olvidemos escribir los nombres propios con mayúscula capital, y mucho menos, se nos olvide firmar con letra mayúscula.

Tampoco dará buena imagen a nuestro texto escribirlo todo en negritas. Es conveniente buscar una fuente clara, sin ribetes, y que sea totalmente legible; evitando aquellas fuentes raras que podrían no leerse bien en el dispositivo de otras personas (recordemos que no todos tenemos las mismas fuentes en nuestros sistemas operativos pero que las básicas sí las tenemos todos, «Arial» «Courier», «Etc»).

Atención en la despedida

Al igual que el encabezamiento la despedida es un momento clave en la redacción de una carta formal; sin duda uno de los más difíciles de dar por acabados, por lo menos es lo que a mí me ocurre. ¿Debería decir «un cordial saludo» «saludo a usted muy atentamente»..?

Hoy en día en que la línea entre lo protocolar y lo informal parece haberse disipado bastante resulta más difícil redactar este tipo de cartas porque uno nunca sabe cuán formal debe ser. Nadie quiere ser irrespetuoso pero tampoco queremos que nos asuman como unos ñoños o criaturas de la edad de piedra. Así que elaborar un buen discurso, que se encuentre al límite entre ambos extremos, puede ser la mejor forma de realizar esta tarea.

En lo que respecta a la despedida, seamos formales sin olvidarnos de que estamos vivos y de que del otro lado nos leerá alguien igualmente vivo. Es cierto que un error lo comete cualquiera pero estemos atentos sobre todo a aquellos fallos que no detectará nuestro corrector. «salido» en lugar de «saludo», «atontamente» en lugar de «atentamente», «pesos» en lugar de «besos», «puto» en lugar de «punto», «despecho» en lugar de «despacho», por poner tan sólo algunos de los ejemplos más comunes de errores en la redacción de este tipo de cartas.

Por último, sólo queda revisar, revisar y volver a revisar el texto para estar seguros de que hemos conseguido expresar exactamente lo que deseábamos. Después, revisar que la dirección del destinatario es correcta, para evitar enviar el correo a otra persona y que después tengamos que disculparnos con ella.

Como podrán comprobar, por tedioso que pueda resultarnos sentarnos frente al ordenador para redactar una carta formal, no es una tarea tan complicada. Sólo es cuestión de tener algo para decir y de buscar la forma adecuada de expresarlo. Y, sobre todo, de prestar mucha atención y releer el mensaje varias veces hasta estar completamente seguros de que hemos hecho un buen trabajo. ¡Éxitos!