El texto administrativo se encuentra relacionado al texto jurídico, por lo que muchas veces suelen estudiarse como una misma unidad. Estos tipos de texto comparten una estructura organizativa similar y recursos semejantes.
Los textos administrativos presentan un lenguaje formal, con una preponderancia de los términos arcaicos por sobre los modernos. Estos textos carecen de naturalidad, utilizan un léxico recargado, una sintaxis reservada y emplean muchos formulismos.
Por otra parte, el proceso comunicativo que implican los textos administrativos se caracteriza por su precisión y objetividad. En el plano morfológico, abusa de los tecnicismos y del subjuntivo. También incluye una gran cantidad de gerundios, participativos e infinitivos. Es importante tener en cuenta que el emisor suele aparecer representado en la tercera persona del singular.
En cuanto al aspecto sintáctico, el texto administrativo apela a las oraciones impersonales y pasivas reflejas, con uso de enumeraciones, de frases verbales nominalizadas y de complementos del nombre con preposición.
Respecto a la semántica, intenta utilizar un vocabulario específico para precisar la información transmitida, con la ausencia de términos polisémicos o sinonímicos que puedan generar interpretaciones equivocadas.
La estructura de los textos administrativos incluye un primer párrafo de encabezamiento (donde se enumeran los datos de la persona que remite la instancia o realiza la solicitud), continúa con uno o dos párrafos con la exposición de los argumentos que llevan a la petición o a la solicitud, sigue con un párrafo que señala en forma precisa cuál es la petición y finaliza con una despedida donde se hace mención al lugar y la fecha.
Este tipo de estructuras tan rígidas logran que la coherencia del texto se encuentre asegurada, alcanzando la objetividad y la precisión que requieren esta clase de formas textuales.
Entre los textos administrativos más importantes, se encuentran las actas, los certificados, las instancias y los contratos.
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